makalah ADMINISTRASI SISWA

A.    ADMINISTRASI SISWA

Administrasi siswa merupakan kegiatan pencatatan siswa dari proses penerimaan hingga siswa tersebut keluar dari sekolah, disebabkan karena tamat atau sebab lain. Ruang lingkup administrasi siswa meliputi :

1.      Penerimaan Siswa Baru

Penerimaan siswa baru dilaksanakan oleh panitia penerima siswa baru, yang terdiri dari guru-guru dan kepala sekolah. Sebelum dibentuk panitia penerima siswa baru, diadakan rapat akhir tahun. Penerimaan siswa baru dilaksanakan menjelang tahun ajaran baru. Pada dasarnya penerimaan siswa baru di SD Negeri I Mayungan tidak dibatasi berapa jumlah murid yang diterima asalkan sesuai dengan persyaratan. Persyaratan penerimaan siswa baru sebagai berikut :

a.       Usia minimal 6 tahun

b.      Akta kelahiran asli + foto copy

c.       Ijazah TK asli + foto copy

d.      Foto hitam putih ukuran 3 x 4 (3 lembar)

Penerimaan siswa baru tidak dipungut biaya, tes dan tidak menggunakan formulir pendaftaran. Jika ada siswa yang mendaftar, langsung ditulis pada daftar penerimaan siswa baru. Setelah awal masuk sekolah, siswa baru diberi blangko pengisian biodata. Setelah terkumpul, data siswa baru diurutkan berdasarkan abjad dan ditulis pada buku penerimaan siswa kemudian dilaporkan kepada UPTD guna pendataan dan penjaringan dana BOS.

2.      Ketatausahaan Siswa

1.      Catatan siswa untuk seluruh sekolah

a.       Buku Induk

Sebelum ditulis pada buku induk, semua data pribadi siswa baru ditulis pada daftar kelas atau absensi siswa, diurutkan berdasarkan abjad. Sedangkan siswa yang tidak naik kelas, ditulis pada absen paling atas. Setelah daftar kelas dibuat, siswa diberi nomor induk. Kemudian semua data diisikan pada buku induk, yang dilengkapi dengan foto hitam putih 1 lembar. Pengisian buku induk dikerjakan oleh kepala sekolah yang dibantu oleh guru yang bersangkutan (wali kelas). Setelah selesai pengisian, kemudian disimpan di almari arsip sekolah

b.      Buku Klepper

Pencatatan siswa pada buku klepper, dilaksanakan setelah pengisian buku induk selesai. Buku klepper berisi data siswa, nomor induk, tahun siswa masuk di sekolah. Buku klepper ditulis kepala sekolah

c.       Catatan tata tertib sekolah

Tata tertib sekolah bagi siswa terdapat di setiap kelas yang ditempel pada setiap dinding kelas

2.      Catatan untuk masing-masing kelas

Catatan kelas wajib diisi oleh setiap guru kelas. Catatan kelas seperti daftar kelas, daftar nilai, presensi kelas, bimbingan dan penyuluhan dan mutasi siswa sudah disediakan dari UPTD.

a.       Buku Kelas

Buku kelas atau daftar kelas harus diisi oleh guru kelas masing-masing dengan benar. Daftar kelas berisi data siswa, data orang tua siswa, nilai semester dan presensi harian siswa selama 1 tahun

b.      Buku Presensi Kelas

Buku presensi kelas jadi satu dengan buku kelas/ daftar kelas. Setiap hari guru mengabsen siswa. Setelah akhir bulan guru membuat presentase. Kehadiran siswa di kelas. Daftar presensi siswa dilaporkan setiap akhir bulan kepada kepala sekolah untuk ditulis pada absen umum

c.       Buku/ Catatan Prestasi Belajar

Prestasi belajar siswa dicatat pada daftar nilai, yang berisi perolehan belajar siswa setiap mata pelajaran yang meliputi nilai ulangan harian, tugas dan PR, ulangan tengah semester dan ulangan semester. Daftar nilai setiap mata pelajaran tersebut diolah yang akan dihasilkan nilai akhir (NA) yang kemudian dimasukkan dalam buku rapor

d.      Pencatatan Bimbingan dan Penyuluhan

Pencatatan bimbingan dan penyuluhan menggunakan buku yang disediakan dari UPTD. Pelaksanaan dan penanganan bimbingan dan penyuluhan dilakukan oleh guru kelas masing-masing. Guru kelas ada yang mencatat dan melaksanakan bimbingan, tetapi ada yang hanya melaksanakan saja tanpa mencatat di buku bimbingan

e.       Mutasi Siswa

Buku mutasi siswa diisi oleh wali kelas dan dilaporkan kepada kepala sekolah. Penulisan dilaksanakan jika ada siswa yang masuk maupun keluar sekolah. Pada awal tahun ajaran baru jumlah siswa SD Negeri I Mayungan berjumlah 220 siswa.

Pada bulan Juli siswa masuk 1 orang, yaitu kelas II.Sedangkan siswa yang keluar pada bulan Juli berjumlah 6 orang yaitu :

Kelas I      :    1 orang

Kelas II     :    1 orang

Kelas III   :    2 orang

Kelas IV   :    1 orang

Kelas V     :    1 orang

Pada bulan Desember siswa keluar sebanyak 2 orang, yaitu :

Kelas II     :    1 orang

Kelas V     :    1 orang

Siswa-siswa tersebut pindah karena mengikuti orang tua.

B.     ADMINISTRASI PERSONEL SEKOLAH

Personel sekolah meliputi tenaga yang ada di sekolah yaitu tenaga guru dan administratif

1.      Jumlah tenaga yang ada di SD Negeri I Mayungan adalah 15 orang, terdiri dari :

1.      1 orang kepala sekolah

2.      8 orang guru kelas

3.      2 orang guru agama Islam

4.      1 orang guru olahraga

5.      1 orang guru bahasa Inggris

6.      1 orang petugas perpustakaan

7.      1 orang penjaga sekolah

Yang tercatat dalam laporan bulan berjumlah 13 orang

2.      Guru PNS berjumlah 9 orang

Guru WB berjumlah 6 orang

3.      Pangkat/ Golongan

-          Guru berpangkat/ golongan IVA berjumlah 7 orang

-          Guru berpangkat/ golonngan IIID berjumlah 1 orang

-          Guru berpangkat/ golongan IIB berjumlah 1 orang

Guru yang sudah sertifikasi berjumlah 3 orang, sedangkan dalam proses pengajuan 2 orang

4.      Guru yang memiliki kualifikasi pendidikan S1 berjumlah 5 orang

-          2 orang S1 PGSD

-          1 orang S1 PKn

-          1 orang S1 Bahasa Inggris

-          1 orang S1 Ekonomi

-          Guru yang menempuh jenjang pendidikan S1 berjumlah 4 orang

-          Guru yang menempuh jenjang DII ke S1 berjumlah 3 orang

-          Guru yang menempuh jenjang S1 PGSD berjumlah 1 orang

Sedangkan guru yang lain tidak melanjutkan karena merasa tidak mampu dan mendekati pension.

Pada bulan Januari ada mutasi guru yaitu guru olahraga, yang dimutasi ke SD lain karena kinerjanya dan tidak disiplin

C.    ADMINISTRASI KURIKULUM

1.      Perencanaan kurikulum

Kurikulum yang digunakan di sekolah menggunakan kurikulum KTSP, yang disediakan oleh pemerintah. Kurikulum tersebut terdiri dari :

1.      Kurikulum untuk kelas 1 sampai kelas 6

2.      Kurikulum agama Islam

3.      Kurikulum penjaskes

Sedangkan kurikulum yang belum ada adalah kurikulum mulok (muatan local) yaitu :

1.      Bahasa Jawa

2.      Bahasa Inggris

3.      SSD (Seni Suara Daerah)

Mulok diajarkan berdasarkan buku paket pegangan dan LKS

2.      Pelaksanaan kurikulum

Pelaksanaan kurikulum berdasarkan pada perangkat kurikulum yang disediakan UPTD dari hasil KKG. Sehingga RPP, silabus, program semester dan program tahunan yang digunakan adalah hasil dari KKG. Guru ada yang membuat persiapan mengajar sendiri yaitu guru kelas III dan kelas VI.

Sebagian guru yang lain melaksanakan KBM menggunakan perangkat yang sudah disediakan. Guru membuat perangkat pembelajaran atau persiapan mengajar jika akan kenaikan pangkat, supervisi atau akreditasi

3.      Pengawasan atau penilikan

Pengawasan atau penilikan pelaksanaan kurikulum sangat kurang karena kepala sekolah hanya menghimbau saja, tanpa memeriksa dan meneliti perangkat pembelajarannya guru maupun memantau KBM di kelas. Pengawas atau penilik sekolah mengadakan supervisi perangkat pembelajaran setiap akhir semester, yang diperiksa terutama guru yang PNS dan sudah sertifikasi. Sedangkan pengawasan untuk pelaksanaan kurikulum, pengawas memantau atau mengawasi KBM di kelas jika guru akan mengajukan sertifikasi atau untuk kepentingan laporan.

D.    ADMINISTRASI SARANA PRASARANA/ FASILITAS PENDIDIKAN

Sarana prasarana yang dimiliki oleh sekolah antara lain :

1.      Luas tanah ± 1000 m

2.      Luas gedung sekolah ± 600 m

3.      Fasilitas gedung sekolah

a.       1 kantor kepala sekolah

b.      1 kantor guru

c.       8 ruang kelas

d.      1 ruang perpustakaan

e.       1 ruang UKS

f.       1 ruang agama

g.      2 gudang

h.      2 rumah dinas sekolah

i.        1 kamar mandi guru

j.        3 kamar mandi siswa

k.      1 tempat sepeda guru

Fasilitas gedung sekolah dari kantor, ruang kelas dan kamar mandi sudah memadai karena mendapatkan bantuan (rehab) dari pemerintah.

Sedangkan untuk sarana dan prasarana di sekolah kurang memadai, diantaranya

1.      Ruang perpustakaan walaupun sudah tersedia tetapi kurang memadai dan sempit. Buku-buku sudah tertata rapi tetapi buku-buku lama karena ada petugas perpustakaan

2.      Belum tersedia laboratorium IPA

Alat peraga/ KTI IPA hanya disimpan di almari dan tidak terawat

3.      Belum tersedia mushola

Ruang agama (untuk praktek sholat) jadi satu dengan kantor guru. Jadi kantor guru diberi sekat, sebelah untuk kantor guru dan sebelah untuk ruang agama

4.      Belum tersedia tempat parkir siswa

Tempat parkir siswa berada di halaman kelas 1 dan 2 sehingga sepeda-sepeda tidak tertata dengan rapi

5.      Ruang UKS berada di ruang kepala sekolah yang diberi sekat, sama seperti kantor guru, obat-obatan atau P3K, kurang memadai dan lengkap.

6.      Belum tersedia komputer sehingga pengerjaan administrasi sekolah dirental

Ruang lingkup administrasi sarana prasarana pendidikan

a.       Pengadaan sarana prasarana

1.      Setiap sekolah mempunyai bendahara BOS yang bertugas mengurusi dan mencatat keluar masuknya dana BOS. Pengadaan sarana pendidikan seperti alat tulis untuk guru, kapur tulis, penghapus, dll dianggarkan pada tahun ajaran baru yang dibiayai dari BOS.

2.      Buku paket/ buku pegangan siswa dipinjami dari sekolah. Pengadaan buku paket dianggarkan dari dana BOS buku. Untuk LKS (Lembar Kerja Siswa) sudah disediakan dari kantor UPTD yang sistem pembayarannya dibayar separuh dari dana BOS dan separuh dibayar siswa.

3.      Pengadaan perabot/ mebeler seperti meja dan kursi diperoleh dari bantuan pemerintah, baik untuk meja dan kursi guru maupun siswa

b.      Penyimpanan dan penyaluran

Perabot/ mebeler seperti meja dan kursi yang sudah tidak digunakan disimpan di gudang, dan perabot yang rusak diperbaiki dan disimpan di gudang sekolah. Arsip-arsip sekolah seperti buku unduk, buku klepper dan lain-lain disimpan dalam almari arsip sekolah yang berada di ruang kepala sekolah.

Sedangkan alat peraga seperti KIT IPA disimpan di almari kantor guru. Untuk penyaluran barang-barang sebelum digunakan dicatat dalam buku catatan khusus penerimaan dan penyaluran barang

c.       Pendayagunaan sarana prasarana

Sarana dan prasarana sekolah belum dimanfaatkan secara maksimal. Alat peraga seperti KIT IPA jarang digunakan dalam KBM. Alat peraga tersebut digunakan jika akan mengikuti lomba

d.      Pemeliharaan dan penghapusan

1.      Pemeliharaan perabot seperti meja dan kursi yang rusak/ tidak layak pakai diperbaiki dan disimpan. Jika ada sekolah lain yang kurang/ membutuhkan maka diberikan kepada sekolah tersebut

2.      Pemeliharaan alat peraga sangat kurang seperti peta atau alat peraga dari kertas hanya disimpan di kantor. Sedangkan arsip kantor disimpan rapi di almari

3.      Penghapusan dilaksanakan setiap tahun ajaran baru. Arsip yang tidak dipakai seperti undangan, koran dan majalah dijual dan hasil penjualannya dimasukkan dalam kas sekolah

E.     ADMINISTRASI PEMBIAYAAN PENDIDIKAN

Setiap tahun ajaran baru kepala sekolah bersama-sama dengan dewan guru dan komite sekolah membuat RAPBS selama 1 tahun dan dilaporkan ke dinas pendidikan. Administrasi pembiayaan menjadi tanggung jawab bendahara BOS. Bendahara BOS bertugas mencatat keluar masuknya uang BOS.

Sumber biaya pendidikan selain dari BOS regular, juga berasal dari BOS pendamping. BOS regular sebesar Rp. 99.250,- per siswa dalam triwulan. Bendahara BOS wajib melaporkan penggunaan dana BOS setiap triwulan

Pembiayaan BOS dilakukan dengan cara transfer langsung ke rekening sekolah, melalui Bank BRI. Dana BOS dibawa oleh bendahara BOS

F.            Administrasi Ketatalaksanaan Pendidikan

Administrasi ketatalaksanaan pendidikan dikerjakan oleh kepada sekolah dan dibantu oleh guru, karena belum ada tenaga TU. Pengerjaannya dilakukan secara manual atau direntalkan, karena sekolah belum mempunyai Komputer.

Arsip data siswa tersimpan rapi di almari kantor kepala sekolah, seperti data siswa yang lulus dari tahun 2000 sampai sekarang. Buku induk tersimpan di almari, baik buku induk yang menggunakan format KBK maupun KTSP. Data-data guru yang pernah mengajar di sekolah juga masih tersimpan. Sedang untuk surat-surat penting seperti surat dinas dan surat tugas disimpan dalam map khusus. Surat-surat undangan yang sudah dilaksanakan tetap disimpan. Jika sudah akhir tahun, dijual dan hasilnya dimasukkan dalam kas sekolah.

G.           Administrasi Organisasi Sekolah

Sekolah mengadakan rapat laporan pertanggung jawaban setiap akhir ajaran sekolah. Selain itu juga diadakan rapat pembentukan organisasi sekolah. Dalam rapat tersebut mengundang komite sekolah dan pengawas.

Struktur organisasi disekolah meliputi :

1.        Struktur organisasi sekolah

2.        Struktur organisasi komite

3.        Program kerja tahunan kepala sekolah

4.        Program kerja visi dan misi sekolah

5.        Ketenagaan (data guru dan karyawan)

6.        Kesiswaan (keadaan siswa)

7.        Keagamaan 

H.           Administrasi Hubungan Sekolah dengan Masyarakat (HUSEMAS)

Hubungan sekolah dengan masyarakat tidak hanya terjalin dengan orang tua wali murid tetapi juga dengan masyarakat sekitar seperti komite, lembaga lain (Puskesmas, Kelurahan, dll).

1.      Hubungan dengan orang tua wali

Hubungan sekolah dengan orang tua wali murid terjalin dengan baik. Seperti pada pelaporan hasil prestasi belajar siswa, rapat sekolah yang berkaitan dengan siswa (siswa baru yang masuk sekolah, ujian akhir sekolah untuk kelas 6, dll)

2.      Hubungan sekolah dengan komite

Komite sebagai wadah organisasi masyarakat memberikan masukan kritik dan saran kepada sekolah. Selain itu rapat sekolah yang berhubungan dengan masyarakat (komite juga diundang).

3.      Hubungan sekolah dengan lembaga lain

Hubungan sekolah dengan lembaga lain misalnya :

-          Sekolah mengadakan pemerksaan kesehatan siswa (BIAS) dilaksanakan dengan Puskesmas, yang dilakukan setiap 6 bulan sekali (1 semester).

-          Hubungan sekolah dengan kelurahan, pengadaan kerjasama rehab / gedung sekolah.